Dropbox er et nettbasert filarkiv. Tjenesten fungerer slik at man oppretter en Dropbox-konto, laster ned programmet på PC, mobil eller nettbrett, og får tilgang til et Dropbox-filarkiv på enheten.
Når man legger til, redigerer eller sletter filer i Dropbox-filarkivet, blir endringene lagret på nettet. I praksis betyr dette at man kan arbeide med filer i Dropbox på flere enheter, og alle endringer vil bli synkronisert automatisk via nettet. Dette forutsetter at man er oppkoblet mot nettet mens man arbeider.
Det går an å dele mapper eller filer i Dropbox med andre vha mail eller lenker. Alle endringer i den delte mappen eller filen blir da synkronisert på samme måte som beskrevet ovenfor.